یکی از دغدغههای رایج میان کارفرمایان و مدیران کارگاهها، مدت زمان حسابرسی بیمهای توسط سازمان تأمین اجتماعی است. این موضوع که آیا حسابرسی همچنان شامل بررسی مدارک ۱۰ سال گذشته میشود یا خیر، تأثیر زیادی بر روی نحوه نگهداری اسناد و برنامهریزی مالی کسبوکارها دارد. در این مقاله، به بررسی این پرسش میپردازیم و توضیح میدهیم که طبق آخرین بخشنامهها، حسابرسی بیمهای به چه صورت انجام میشود و چه موارد استثنایی وجود دارد.
—
بررسی سوابق بیمهای؛ آیا همچنان تا ۱۰ سال گذشته انجام میشود؟
در سالهای گذشته، یکی از نگرانیهای عمده کارفرمایان، حسابرسیهای گسترده و زمانبری بود که گاه تا ۱۰ سال قبل از آخرین دوره مالی کارگاه را نیز در بر میگرفت. این رویه باعث بروز مشکلات متعدد و سردرگمی برای بسیاری از کارفرمایان و حسابداران شده بود.
خوشبختانه، با صدور بخشنامه شماره ۱۰۰۰/۹۷/۲۴۴۰ مورخ ۱۳۹۷/۰۳/۰۵، سازمان تأمین اجتماعی رویکرد خود را نسبت به مدت زمان حسابرسی بیمهای تغییر داد و آن را به بررسی تنها آخرین دوره مالی کارگاه محدود کرد. این اقدام، بهمنظور حمایت از فضای کسبوکار و کاهش فشار بر واحدهای تولیدی و خدماتی صورت گرفت.
—
حسابرسی بیمهای فقط محدود به یک سال؟ نگاهی دقیقتر
بر اساس این بخشنامه، واحدهای اجرایی سازمان تأمین اجتماعی موظفند حسابرسی را فقط به سال مالی اخیر محدود کنند، مگر در شرایطی خاص که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد.
اما آیا این قانون بهطور کامل و بدون استثنا اجرا میشود؟ پاسخ منفی است. مواردی وجود دارند که در آنها سازمان تأمین اجتماعی همچنان حق دارد به سالهای گذشته نیز ورود کرده و اسناد مربوط به دورههای مالی پیشین را مورد بررسی قرار دهد.
—
موارد استثنا در محدودیت زمانی حسابرسی بیمهای
طبق متن بخشنامه و دستورالعملهای اجرایی، موارد استثنایی که سازمان میتواند حسابرسی را فراتر از آخرین سال مالی انجام دهد، به شرح زیر است:
۱. شکایات مربوط به سابقه یا دستمزد بیمهشدگان
اگر پرسنلی شکایت کند و ادعا داشته باشد که سابقه کاری یا دستمزد او بهدرستی ثبت نشده، سازمان تأمین اجتماعی مجاز است برای بررسی این ادعا، به سالهای قبل بازگردد. این مورد در رابطه مستقیم با ماده ۱۴۸ قانون کار است که کارفرما را موظف به بیمه نمودن کارگران میداند.
۲. دستورات مستند به آرای مراجع قضایی یا شبهقضایی
در صورتی که پروندهای مستند به حکم یا رأی نهایی یکی از مراجع قانونی یا شبهقضایی باشد، مانند هیأتهای حل اختلاف اداره کار یا دادگاهها، و به واحدهای اجرایی ابلاغ شده باشد، حسابرسی خارج از سال اخیر نیز قابل انجام است.
۳. دریافت مستندات مبنی بر عدم اجرای قانون
اگر مدارک و مستنداتی به دست سازمان برسد که نشان دهد کارگاه برخلاف قانون عمل کرده است – از جمله عدم رعایت ماده ۳۸ قانون تأمین اجتماعی یا عدم اعلام صحیح دستمزد بیمهشدگان – در این صورت با تشخیص و دستور مدیرعامل سازمان، حسابرسی به سالهای قبل هم توسعه مییابد.
۴. استفاده از معافیتهای بیمهای و تعهدنامه حسابرسی
در مواردی مانند نقل و انتقال موضوع ماده ۳۷ قانون تأمین اجتماعی، یا استفاده از مفاصا حساب در قراردادهایی خاص (مثلاً گرفتن مفاصا بدون ضریب ماده ۴۱)، سازمان موظف است که دفاتر قانونی را از دوره زمانی انجام قرارداد بررسی کند و نه صرفاً آخرین سال مالی.
—
جمعبندی: مدت زمان حسابرسی بیمهای واقعاً چقدر است؟
اگرچه در گذشته حسابرسیها تا ۱۰ سال قبل انجام میشد و دردسرهای زیادی برای کارفرمایان ایجاد میکرد، اما با اجرای بخشنامه ۱۳۹۷، این مدت زمان به یک سال اخیر محدود شده است. با این حال، در صورت وجود شکایت، مدارک مستدل یا تخلف قانونی، حسابرسی میتواند به سالهای قبل نیز گسترش پیدا کند.
بنابراین، توصیه میشود کارفرمایان همواره اسناد و مدارک مربوط به بیمه، حقوق و قراردادهای کاری را حداقل تا ۱۰ سال نگهداری کنند، حتی اگر رویه جاری حسابرسی فقط یک سال اخیر را شامل شود.
