مقدمه
هر ماه که فیش حقوق پرسنل صادر میشود، یک قدم بزرگتر به تکالیف قانونی شرکت نزدیک میشویم: فرآیند «ارسال لیست بیمه و مالیات حقوق». اگر اشتباه کنیم یا فرصت را از دست دهیم، شرکت ممکن است در دام جریمهها، رسیدگیهای مالیاتی یا بیمهای بیفتد. اما اگر این فرآیند را بهدرستی پیش ببریم، نهتنها دغدغه حسابداری کاهش مییابد، بلکه نظم مالی شرکت و اعتماد کارکنان ارتقا مییابد. در این مقاله از شرکت آبینه تراز پارس، گامبهگام به شما توضیح میدهیم چگونه این لیست را با اطمینان و کیفیت ارسال کنید، چه نکاتی را رعایت کنید، و چگونه مطمئن شوید مسیرتان بدون خطا است.
تشریح قانونی: مطابق ماده ۸۶ قانون مالیاتهای مستقیم، کارفرمایان موظفاند فهرست حقوق کارکنان را ارسال کنند
تاثیر بر اعتبار شرکت و اعتماد پرسنل: وقتی لیست بیمه ارسال نشود یا مالیات حقوق به موقع کسر نشود، ممکن است کارکنان احساس ناامنی کنند یا انتقاد کنند.
فرصتی برای نظم مالی: ارسال منظم و صحیح لیستها، بخشی از سیستم کنترل داخلی مطلوب شرکت است.
حسابدار یا مدیر مالی شرکت
مدیر منابع انسانی
کارفرمای شرکتهای کوچک تا متوسط
عدم آگاهی کامل از فرمتها، سامانهها و مهلتها
خطاهای ورود اطلاعات (مثلاً شماره بیمه، معافیت، سمت شغلی)
هماهنگ نکردن لیست بیمه و لیست مالیات حقوق
استفاده از نرمافزارهای غیربروزرسانی یا خروجی فایل ناقص
تاخیر در ارسال یا پرداخت و پیامدهای قانونی
«ما شرکت خیلی کوچکی هستیم، چرا باید این همه کار کنیم؟»
«هزینه مشاور بدم؟ شاید خودمان از پسش بربیایم»
«سامانهها خستهکنندهاند و وقتگیر»
«قانون همیشه عوض میشود، پس چرا باید حالا وقت بگذارم؟»
(تمرکز روی کلمه کلیدی: ارسال لیست بیمه و مالیات حقوق)
ثبت شرکت در پرونده مالیاتی و دریافت نامکاربری/کلمهعبور سامانه حقوق.
داشتن نرمافزار حقوق و دستمزد یا دادههای پرسنلی کامل (کد ملی، شماره بیمه، سمت، نوع استخدام، تاریخ شروع کار).
اطمینان از ثبت بیمه پرسنل در تأمین اجتماعی و تطابق اطلاعات با آن.
ورود به سامانه «salary.tax.gov.ir» یا سامانه مالیات حقوق.
انتخاب «فهرست حقوق جدید»، تعیین سال و ماه، انتخاب واحد مالیاتی، نوع فهرست (اصلی، الحاقی، اصلاحی).
همزمان با مالیات حقوق، شرکتها باید لیست بیمه کارکنان را به سامانه تأمین اجتماعی نیز ارسال کنند (اگرچه این بخش در مطالب کمتر پوشش داده شده است؛ نکتهای است که میتوان در مقاله لحاظ کرد).
اگر بعد از تایید نهایی، اشتباهی سر زده باشد، باید فهرست اصلاحی یا الحاقی ارسال شود. مگر آنکه خارج از مهلت، که جریمه دارد.
معمولاً مهلت ارسال فهرست مالیات حقوق تا پایان ماه بعد از تاریخ پرداخت حقوق است.
همیشه اطلاعات پرسنلی (کد ملی، شماره بیمه) را بهروز نگه دارید و قبل از ارسال فایل بررسی کنید.
مطمئن شوید که نرمافزار حقوق و دستمزد یا خروجی فایلها (WP و WH) با فرمت سامانه مطابقت دارد.
هیه نسخه پشتیبان از فایلهای ارسالشده و پرینت «خلاصه فهرست» برای مستندسازی.
استفاده از بخش «خطاها و فایلها» در سامانه برای بررسی وضعیت فایل بعد از ارسال.
ایجاد چکلیست ماهانه برای حسابداری شامل مراحل بالا (ثبت پرسنل، حقوق، ارسال مالیات، ارسال بیمه).
استفاده از هشدار و یادآور داخلی (مثلاً در تقویم شرکت) برای مهلت ارسال.
بهرهگیری از نرم-افزارهای بهروز یا خدمات مشاورهای شرکتهایی مثل خود شرکت آبینه تراز پارس که بتوانند فرآیند را کنترل کنند.
آموزش مستمر تیم مالی/حسابداری درباره تغییرات قانون و سامانهها.
شرکتهای دارای چندین شعبه یا نمایندگی: باید بررسی کنند که واحد مالیاتی و بیمه در هر شعبه هماهنگ است و فایلها به صورت یکپارچه ارسال میشوند.
کارکنان با وضعیت خاص: کارکنانی که پارهوقت، غیراصلی، چندمحلهای یا استخدام موقت هستند، باید در سامانه با نوع مناسب ثبت شوند و معافیتها محاسبه شود.
تعامل با سامانه تأمین اجتماعی: اگر لیست بیمه کارکنان دیر ارسال شود، ممکن است بیمه آنها متوقف شود و تبعات حقوقی/کارگری داشته باشد که در نهایت ارسال لیست مالیات را نیز تحت تأثیر قرار میدهد.
مستندسازی برای ممیزی: پس از ارسال لیست مالیات حقوق، بهتر است «خلاصه فهرست» و «قبض پرداخت مالیات» ذخیره و آرشیو شود تا در صورت رسیدگی سازمان امور مالیاتی یا بیمه آماده باشند.
تحلیل هزینه–فایده: اگر شرکت از خدمات مشاورهای بهرهمند شود، ممکن است هزینه پرداخت شود، اما در مقابل ریسک جریمه و وقت از دسترفته کاهش مییابد.
در این مقاله ما به اهمیت فرآیند ارسال لیست بیمه و مالیات حقوق پرداختیم، مخاطبان و چالشهای اصلیشان را تحلیل کردیم، مراحل گامبهگام ارسال را تشریح کردیم، اشتباهات رایج و راهکارهای کاربردی را بیان کردیم و نکاتی اختصاصی برای شرکتها ارائه دادیم.
اگر بهدرستی این مراحل را اجرا کنید، سازمان شما علاوه بر رعایت حکم قانونی، از منظر نظم مالی، کاهش ریسک و افزایش اعتماد کارکنان و سهامداران نیز بهرهمند خواهد شد. حالا اقدام به عمل کنید: تیم مالی شرکت را گردهم بیاورید، چکلیست بالا را در نظر بگیرید، تاریخهای کلیدی را در تقویم ثبت کنید و اگر نیاز به مشاوره دارید، همین امروز با تیم مشاوره شرکت آبینه تراز پارس تماس بگیرید.
با مشاوران حرفهای آبینه تراز پارس، مسیر رشد کسبوکار خود را هموار کنید
